Como preencher um envelope de carta: informações e indicações práticas
Mais cedo ou mais tarde, acontece a todos: um envelope de carta em papel contendo uma comunicação tem de ser enviado por correio. Independentemente do conteúdo do envelope, importante ou não, para que este chegue ao seu destino, a frente e o verso do envelope devem ser corretamente preenchidos e o selo correto deve ser aplicado ao envelope de carta.
Neste artigo, explicamos passo a passo e de forma concisa mas detalhada quais os dados e informações a transcrever no envelope de carta antes de o enviar e como o fazer corretamente.
Comecemos já.
O cabeçalho de um envelope de carta: remetente e destinatário
O cabeçalho de um envelope de carta é simples.
Os dados do remetente (quem envia a carta) e do destinatário (quem vai receber a carta) devem estar claramente escritos no envelope de carta para que o serviço postal possa entregá-la.
No verso do envelope (que deve ser selado e colado) devem ser escritos os dados do remetente, enquanto na frente devem ser introduzidos os dados do destinatário.
O envelope preenchido está então pronto para ser enviado.
Mas vejamos mais de perto, com exemplos práticos, onde e como estes dados devem ser introduzidos.
Preenchimento de um envelope de carta: o verso
Para preencher um envelope de carta, é necessário escrever os dados em ambos os lados do envelope.
O verso do envelope é o lado a ser fechado e selado, com a típica aba a ser colada. É precisamente na superfície da aba que deve ser escrito o endereço do remetente, ou seja, da pessoa que pretende enviar a carta.
Para completar o envelope de carta, o endereço do remetente deve incluir:
- Nome completo do remetente da carta
- Endereço do domicílio
- Código postal
- Abreviatura do país e da província
O endereço do remetente pode ser escrito numa única linha horizontal, como se pode ver na imagem abaixo.
Ou pode escrever o endereço do remetente em três linhas diferentes, começando de cima para baixo, como mostra a imagem abaixo.
É importante escrever os dados do remetente sem erros por duas razões.
A primeira razão é que a pessoa que recebe a carta pode lê-los e saber imediatamente quem enviou a carta e de onde veio.
A segunda razão é que, se o serviço postal não conseguir entregar a carta ao destinatário, devolvê-la-á ao endereço do remetente.
Preenchimento de um envelope de carta: a frente
Uma vez preenchido o verso do envelope com os dados do remetente, é necessário introduzir os dados do destinatário.
O endereço do destinatário deve ser escrito na frente do envelope, onde também deve ser aposto o carimbo. Para completar corretamente um envelope de carta, a frente deve conter os seguintes elementos:
- selo postal (canto superior direito)
- Carimbo do correio prioritário (se existir) (em cima à esquerda)
- Endereço completo do destinatário (em baixo à direita)
Na imagem abaixo, pode ver exatamente onde colocar o selo e onde escrever o endereço do destinatário no envelope.
O endereço do destinatário deve ser o mais completo possível e conter o máximo de informações exactas para facilitar a entrega da carta.
Por esta razão, o endereço do destinatário pode ser mais pormenorizado e conter:
- Nome próprio e apelido do destinatário
- Endereço completo (nome da rua, número da porta, código postal, nome da localidade, abreviatura da província)
- Estado em que o destinatário se encontra (se estiver no estrangeiro)
- Rubricas e títulos
- Informações complementares (nome ou número do edifício, interior, escadas)
- Número de telefone
Papel timbrado clássico, títulos e títulos, confidencialidade: a quem se dirige a carta
Ao compilar um envelope de carta, faz sentido utilizar o cabeçalho correto, as fórmulas de cortesia e os títulos para escrever no envelope de carta.
Estes servem para tornar claro a quem a carta é dirigida, para o fazer de forma adequada e para mostrar o grau de formalidade e confidencialidade da correspondência.
Cabeçalho clássico
Nas cartas enviadas a pessoas que não sejam familiares ou amigos, é aconselhável preceder o nome do destinatário com um cabeçalho. Isto porque nos dirigimos a essas pessoas por razões que podem ser de natureza comercial, empresarial, jurídica, burocrática, etc.
Vejamos alguns exemplos práticos de cabeçalhos.
Quando uma empresa envia uma carta e se dirige a um dos seus clientes, normalmente coloca o nome do destinatário antes do cabeçalho:
- Caro (se for dirigido a um homem ou a uma mulher)
- Caro (se for dirigido a uma empresa)
Este é o cabeçalho clássico, que por si só pode ser suficiente para “encabeçar” (ou seja, atribuir a propriedade da carta) ao destinatário que indicamos no envelope.
Este cabeçalho normal é suficiente para indicar a quem estamos a enviar a carta.
No entanto, se estivermos a enviar a carta a uma pessoa com direito, é aconselhável acrescentar o respetivo título ou posição profissional que o destinatário detém. Especialmente se nos dirigirmos a ele/ela numa capacidade formal e profissional.
Título e cargo do destinatário
Para além do cabeçalho, é habitual especificar o título de que o destinatário é titular, a fim de o qualificar melhor.
Se a pessoa tiver vários títulos, é uma boa regra escolher o mais importante.
Assim, teremos, por ordem crescente:
- Sr. ou Sra.
- Médico (para o médico e a médica)
- Notário, advogado, engenheiro, arquiteto, professor, etc. (consoante a profissão)
- Senhor Deputado (se a carta for dirigida a um político)
- Eminência ou Excelência (se a carta for dirigida a uma autoridade religiosa)
Um exemplo concreto de indicação de cabeçalho e título é:
Caro advogado Joao Luis
Avenida de Portugal 1
100-002 Lisboa
Especificar o grau de confidencialidade da carta
Se a carta contiver dados sensíveis ou informações reservadas exclusivamente ao destinatário, é aconselhável indicar esse facto na carta.
Com efeito, a correspondência chega frequentemente às mãos do destinatário através de outras pessoas.
É por isso que se utilizam fórmulas:
- Ao cuidado de
- C/O (que significa “care of” e significa “delivery by”)
Estas duas fórmulas indicam um grau diferente de confidencialidade da correspondência.
“Ao cuidado de”: quando a carta pode ser lida por outras pessoas que não o destinatário
Esta fórmula é utilizada quando se envia uma carta a uma pessoa que trabalha para uma empresa ou organização.
A carta será entregue nas instalações da empresa e entregue ao destinatário internamente, por outras pessoas.
Esta fórmula é utilizada quando o conteúdo da carta não é de carácter pessoal e pode, portanto, ser lido por outras pessoas antes ou para além do destinatário.
Neste caso, aparece antes do nome do destinatário:
Prezada empresa Fortunati S.p.a.
Ao cuidado do Sr. Mario Rossi, advogado
Avenida de Portugal 1
100-002 Lisboa
Edifício E
Interior 4C
“C/O”: quando a carta só pode ser lida pelo destinatário
Esta fórmula é utilizada quando uma carta é enviada para uma empresa ou organização onde o destinatário trabalha ou para uma residência privada onde reside, mas sem um endereço exato ou um endereço privado em seu nome. Se a natureza da carta for estritamente pessoal e se pretendermos que seja lida apenas pelo destinatário, utilizamos “C/O” para o especificar formalmente.
Mesmo que a carta seja recebida e manuseada por outras pessoas, a menção “C/O” indica que apenas o destinatário está autorizado a abrir e a ler o envelope. A entrega do envelope fechado será efectuada pela pessoa indicada imediatamente a seguir à menção “C/O”.
Neste caso, os dados do destinatário terão a seguinte redação:
Senhor Advogado Mario Rossi
C/O Ditta Fortunati S.p.a.
Avenida de Portugal 1
100-002 Lisboa
Edifício C
Interior 4C
Estritamente confidencial
Se o envelope da carta contiver informações muito pessoais ou sensíveis, pode escrever “estritamente confidencial” ou “pessoal” no canto inferior direito por baixo do endereço do destinatário.
Deste modo, qualquer pessoa que manuseie a carta saberá claramente que esta é confidencial e que não deve ser aberta ou manipulada até à entrega.
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